Certifieringen Hållbart Evenemang

Framtagen för att påskynda omställningen till en hållbar framtid

För alla de evenemangsarrangörer och organisationer som med deras evenemang, mässor eller konferenser vill vara med och göra skillnad!

Vi säkerställer att alla de som väljer certifieringen Hållbart Evenemang får inspiration och kunskap för att göra förändring, genuint stöd för att ni ska våga ställa de krav som krävs för att påskynda omställningen, och med professionell kunskap ge er det stöd som krävs för att agera ännu mer hållbart! Når ni inte upp till kraven har ni fått alla möjligheter till att klara processen i framtiden. De evenemang som når upp till branschens lägsta nivå får titulera sig som ett certifierat hållbart evenemang.

Så här fungerar det

För att nå certifieringen ska ett evenemang uppnå ett antal hållbarhetskrav i certifieringens tillhörande certifieringsverktyg och bli reviderat av en oberoende revisor. I certifieringsverktyget är 30 frågor markerade (O) som är obligatoriska att uppnå för att få certifieringen. Dessutom måste evenemanget uppnå minst 50% av de poäng som går att plocka i verktyget. När arrangören känner sig nöjd med sina svar kopplas en extern revisor in som granskar svaren i planeringsverktyget. Godkänner revisorn svaren har arrangören rätt att kommunicera att evenemanget är ett certifierat Hållbart Evenemang. Platskontroll genomförs under evenemanget och därefter får arrangören ett protokoll med iakttagelser och förbättringsförslag.

Sponsorer, arrangörer och andra aktörer ska kunna använda certifieringen som incitament eller krav för att tillsammans kunna skapa ett så hållbart evenemang som möjligt

Varför certifiera ett evenemang?

Var en del av förändringen av kvalitativa hållbara evenemang.
Inspirera och visa skillnaden för deltagare och aktörer inom evenemangsbranschen på vad som ÄR ett hållbart evenemang jämfört med de som bara säger att de arbetat hållbart.
Försäkra er, era leverantörer och samarbetspartners samt sponsorer att ni tillsammans vill göra skillnad.
Processen säkerställer att ni som arrangör får en tydlig struktur i hur ni från början till slut planerar ert evenemang så hållbart som möjligt.
Frågorna i certifieringsverktyget ger er inspiration till förbättringar av evenemanget
Möt det ökade krav från kunder – certifieringen främjar relationen till de sponsorer och partners som värdesätter hållbarhetsarbetet.
Certifieringen är också en grund i att ständigt förbättra sig.

Stegen till en certifiering

Beställningsunderlag skickas in till Greentime. Arrangör anger namn, ort och datum för evenemanget, ansvarig arrangör i verktyget samt de som ska kunna använda verktyget med olika behörighetsnivåer. I detta steg ges medgivande från rättighetsinnehavare att arrangör har rättighet att planera i verktyget.

Registrering. Greentime registrerar användare i verktyget och skapar ett aktivt evenemang. I detta läge reserverar Greentime en revisor för evenemanget.

Uppstartsmöte med följande innehåll:
– Genomgång av verktygets funktioner
– Kontroll av åtkomst till verktyget och att användare har rätt behörighet
– Skapande av tidsplan där vi bokar in avstämningsmöten och utvärdering
– Framtagande av fokusområden och mål för evenemanget.

Avstämningsmöten över telefon/webb sker (önskas fler finns det möjlighet) för att säkerställa hållbarhetsarbetet. Aktiviteter och målsättningar följs upp.

Revisor kopplas in, om ansvarig arrangör väljer att gå mot certifiering

Evenemanget äger rum. Platskontroll sker av revisor som sammanställer ett protokoll med förbättringsförslag och iakttagelser

Utvärdering tillsammans med Greentime där vi sätter nya mål för nästa evenemang

Kriterier

Kriterierna utgår från de Globala Målen för hållbar utveckling, Agenda 2030, men bygger på en samlad erfarenhet utifrån vad som är relevant och genomförbart för aktörer i branschen. En referensgrupp bestående av olika aktörer inom den svenska evenemangsbranschen har varit med i framtagandet av kriterierna.

Kriterierna har skickats på remiss till ytterligare aktörer inom besöksnäringen för förankring. Grundstrukturen i frågorna är framtagna av Greentime efter mångårigt arbete i branschen med bland annat eventbolag, evenemangsarrangören och mötesplatser.

Kriterierna berör följande aspekter:

Jämställdhet
Tillgänglighet
Mångfald
Hälsa
Lokalt avtryck
Säkerhet och trygghet
Transparens
Leda & planera
Samarbeta
Sund ekonomi
Arbetsmiljö
Kommunicera
Transport
Mat & dryck
Energi
Avfall
Kemikalier
Varor & tjänster
Boende

Referensgruppens deltagare

Joakim Brodahl, Verksamhetschef Håll Sverige Rent
Niklas Söderberg, Verksamhetsansvarig Sponsrings & Event Sverige
Aida Winnerström, Utbildningsledare Landskrona Eventkoordinator
Petra Löfås, Svenska Mässan Gothia Towers
Emmelie Larsson, LiveGreen
Sofie Broomé, Tourism in Skåne
Christian Boysen, grundare Våga
Lotta Boman, VD Sigtunahöjden
Peter Reelfs, VD Northflash
Jan Peter Bergkvist, VD Sleepwell
Maud Wirén, VD By Maud Wirén
Malin Roux Johansson, Generalsekreterare Realstars

När får logotyp användas?

Certifieringen utfärdas när den externa revisorn granskat era svar och anser att ni uppfyller de krav som branschen tagit fram. Detta görs via planeringsverktyget. Vår certifiering, likt andra märkningar/diplomeringar och certifieringar för evenemang bygger på kriterier hur arrangören planerar inför evenemanget – och den externa revisionen bygger också på hur det planeras.

Då måste det t ex finnas intyg på att elen är miljömärkt, att det finns en hållbarhetspolicy, att det finns säkerhetsutrustning, första hjälpen etc. Sen sker alltid för vår certifiering en kontroll under själva evenemanget och då kan certifikatet återtas om arrangören inte följer det som planerats.

Anledningen till att certifieringar och märkningar gör på detta sätt är för att själva arrangören vill visa upp sitt arbete för besökare, partners och sponsorer innan eventet. Detta gör att hållbarhetsarbetet får kraft och att budskapet vad andra kan bidra med slår igenom. Ibland kan det också vara skönt att ha något att hänvisa till när arrangören ska ställa krav på t ex utställare.

Revisorer

Greentime ställer krav på revisorer att de ska ha kompetens i hållbarhet och erfarenhet av evenemangsbranschen. Läs mer om våra revisorer här.

Nyfiken?

Fyll i vårt kontaktformulär så kontaktar vi dig så snart som möjligt! Kontakta oss för att få en sammanställning över de obligatoriska kraven. Mejla till info@hallbartevenemang.se.

Referenser

Karl Philip Barakate

Region Skåne, regional utveckling

”Vi arbetade i planeringsverktyget Hållbart Evenemang för att nå upp till certifieringen och det var väldigt inspirerande och lärorikt samt blev en omfattande checklista där vi flera gånger behövde tänka till och planera om arbetet för att uppfylla kriterierna. Verktyget hjälpte oss med att löpande utveckla planeringen med fokus på alla dimensioner av hållbarhet där revisorns roll var väldigt värdefull som bollplank. Det känns viktigt och roligt att ha uppnått detta och vi är stolta över att vi tilldelats certifieringen ”Hållbart evenemang ”

Lisa Nauclér, Evenemangskoordinator

Lerums kommun

”Tack för ett smidigt verktyg som gör att det känns lätt att göra rätt! Så många bra reflektioner och idéer som kommit upp under resans gång. Det är inte lätt men vi är ett steg närmre att bli mer hållbara som festival. Ser fram emot nästa år och nya utmaningar i hållbarhetscertifieringen. Tack också för bra pepp och coachning”