Certifieringen Hållbart Evenemang är framtagen för att påskynda omställningen till en hållbar framtid för alla de evenemangsarrangörer och organisationer som med sina evenemang, mässor eller konferenser vill vara med och göra skillnad!
För att nå certifieringen Hållbart Evenemang måste arrangören uppnå ett antal hållbarhetskrav i certifieringsprocessens tillhörande planeringsverktyg. Vi på Greentime finns med under hela processen för att stötta, utmana och komma med konkreta tips. När arrangören sedan har arbetat klart med frågorna i planeringsverktyget kopplas en oberoende revisor in som granskar svaren. Om de 38 obligatoriska kraven och minst 60% av de totalt 148 poängen i verktyget uppnås får arrangören och rättighetsinnehavaren nyttjanderätt till certifieringslogotypen Certifierat Hållbart Evenemang. En platskontroll genomförs under evenemanget och därefter får arrangören ett protokoll med iakttagelser och förbättringsförslag.
En ansvarig projektledare bokar in ett videomöte med er där ni går igenom verktygets funktioner och de 38 obligatoriska kraven. Under uppstarten går det också bra att ställa frågor om certifieringsprocessen och hållbarhet vid evenemang generellt. Tillsammans med er skapar vi en tidplan och bokar in avstämningsmöten. Vi tittar också på fokusområden och era mål för evenemanget.
En avstämning innebär att en hållbarhetsrådgivare går igenom svaren på de 38 obligatoriska kraven och ger återkoppling. Under avstämningarna går det också bra att ta upp tankar och funderingar kring övriga frågor i verktyget.
Avstämningar är till för att öka motivationen samt driva ert arbete framåt inför revisorns granskning. Ni bestämmer själva när ni vill ha era två avstämningar men vi rekommenderar att en första sker när ni har kommit ungefär halvvägs i verktyget eller har fastnat och har svårt att komma vidare.
När ni har arbetat färdigt i verktyget skickar ni in era svar för granskning. Greentime får automatiskt ett meddelande när certifiering är begärd och sammankopplar er med en revisor.
En oberoende revisor granskar alla era svar i verktyget. När revisorn är klar blir ni kontaktade. Behöver ni komplettera era svar så meddelar revisorn detta. Ni har möjlighet att komplettera vid ett tillfälle.
Om de 38 obligatoriska kraven i verktyget uppnås och ni samlar minst 60% av de totala poängen får arrangören och rättighetsinnehavaren nyttjanderätt till certifieringslogotypen Certifierat Hållbart Evenemang.
Vi rekommenderar att ni länkar till ert evenemang via er hemsida för att göra ert hållbarhetsarbete så transparent som möjligt. Att kommunicera sitt hållbarhetsarbete är en viktig pusselbit för att driva arbetet framåt och visa på vilket sätt ni arbetar hållbart. Under Certifierade evenemang hittar ni de certifierade evenemang som har valt att publicera sina svar. Ni kan välja att enbart visa hur många poäng ni har samlat på varje aspekt eller vara helt transparent och även publicera era skriftliga svar.
Under evenemangets genomförande kommer en revisor ut och granskar ert evenemang på plats. En platskontroll genomförs alltid för att kontrollera att era svar i verktyget samstämmer med hur ni genomför evenemanget i praktiken.
Revisorn sammanställer ett protokoll med förbättringsförslag och iakttagelser.
Vi går igenom revisorns protokoll, utvärderar och sätter upp nya mål inför nästkommande arbete.
Certifieringen Hållbart Evenemang utfärdas när den externa revisorn granskat era svar i planeringsverktyget och bedömer att ni uppfyller de krav som branschen tagit fram. Certifieringen, likt andra märkningar, diplomeringar och certifieringar för evenemang, bygger på kriterier för hur arrangören planerar inför evenemanget. Den externa revisionen bygger sedan på hur planeringen implementeras och genomförs.
Anledningen till att certifieringar och märkningar använder sig av det här tillvägagångsättet är för att ge arrangörer och rättighetsinnehavare möjligheten att visa upp sina ambitioner för besökare, partners och sponsorer innan evenemanget. Det gör att hållbarhetsarbetet kommuniceras och stärks vilket leder till att budskapet om vad evenemangets intressenter kan bidra med blir tydligare.